قبل الانتقال إلى الإدارة، لم تكن لدي أي فكرة عن مقدار الإدارة التي تتعلق بالاختيار بين البائعين والعمل معهم. ربما تكون نصف رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بي، وجميع المكالمات تقريبًا على هاتف مكتبي.
أعزو انتشار البائعين في كل مكان إلى عدة أسباب، على الرغم من أنني ربما أفتقد بعضًا منها. الأول هو التعقيد المتزايد لما يتعين علينا القيام به. عندما كان الطلاب يسجلون للفصول الدراسية عن طريق ملء بطاقات الفهرسة وتسليمها شخصيًا، ربما كان من المعقول التعامل مع التسجيل مع عدد قليل من الموظفين ذوي الاهتمام بالتفاصيل. الآن بعد أن أصبح الطلاب قادرين على التسجيل عبر الإنترنت، في أي وقت، ومن أي مكان، يجب أن تكون الكليات قادرة على إدارة التكنولوجيا التي تتطلب مهارات أكثر اتساعًا وتكلفة بكثير مما سيكون عليه الحال لدى الموظفين. تحدث ديناميكيات مماثلة في جميع أنحاء المؤسسة، سواء في التوظيف، أو الموارد البشرية، أو التقييم، أو تتبع المنح، أو دعم الدورات التدريبية عبر الإنترنت، أو المساعدات المالية الأكثر رعبًا وتعقيدًا على الإطلاق.
المهام التي كانت في السابق أكثر وضوحًا أصبحت أكثر تعقيدًا، وأصبحت التوقعات المتعلقة بالوقت المستغرق للتنفيذ أكثر دقة بكثير. أنا كبير بما يكفي لأتذكر متى كان الأشخاص يتقدمون للحصول على وظائف أكاديمية عن طريق طباعة خطابات التقديم والسيرة الذاتية وإرسالها بالبريد. الآن، يتطلب تتبع مقدم الطلب حزمًا برمجية، وهذا ما يجلب البائعين.
وعلى نحو متصل، بطبيعة الحال، يروج البائعون “للحلول” التي تَعِد بقدر أكبر من الكفاءة. وهذا يترجم إلى انخفاض تكلفة العمليات. والفكرة المعتادة هي أن أتمتة هذه العملية أو تلك سوف “يحرر” الموظفين للعمل على أشياء أخرى.
ولكي نكون منصفين، يحدث ذلك في بعض الأحيان. لقد أدت سنوات من تراجع الاستثمارات العامة إلى تقليص عدد الموظفين، وبالتالي فإن مكاسب الكفاءة تشكل وسيلة قيمة للتعامل مع هذه المشكلة. لكنها ليست دائما سلسة.
على سبيل المثال، القول بأن أحد الأنظمة “متوافق” مع نظام آخر يشبه القول بأن شخصًا ما متوافق مع شخص آخر. حتى في السيناريو الأكثر تفاؤلاً، فإن الاتصال بين الأنظمة يعد نوعًا من الهراء. إن “الإخبار” المعتاد عن المشكلة هو عندما تبدأ في سماع عبارة “سيتعين علينا القيام بذلك يدويًا”. تم تصميم الأنظمة لحالات الاستخدام الشائعة، وعادةً بواسطة أشخاص لا يستخدمون الأنظمة فعليًا. تظهر حالات الاستخدام غير المألوف حتماً، وتبدأ الحلول البديلة.
تعمل الحلول البديلة بشكل جيد إلى أن يتم تغيير الموظفين أو الحصول على دفعة جديدة من تحديثات البرامج. يبدو الأمر أحيانًا مثل تحريك كتلة منخفضة على برج Jenga.
ثم هناك إخفاقات كارثية، مثل اختراق موقع Canvas الأسبوع الماضي. تستخدم كليتي منافسًا لـ Canvas، لذلك نجونا من هذا الكابوس، ولكن توقف نظام إدارة التعلم (LMS) بالكامل في الأسبوع السابق للاختبارات النهائية هو أمر مروع. كما أنها خارجة عن سيطرة أي كلية معينة. يمكننا أن نفعل ما في وسعنا بشأن الأنظمة المحلية، ولكن في بيئة SaaS (البرنامج كخدمة)، إذا تم اختراق الخدمة المركزية، فليس هناك الكثير الذي يمكننا القيام به.
(شعرت بخيبة أمل إزاء الندرة النسبية للتغطية الإخبارية لهجوم كانفاس. فقد أثر على مئات الآلاف من الطلاب في جميع أنحاء البلاد في مرحلة رئيسية من الفصل الدراسي، ولكن خارج المنشورات التجارية، بالكاد لفت الانتباه. ويمكن قول الشيء نفسه عن تأثيرات حرب إيران على توافر الأسمدة؛ ففي غضون بضعة أشهر، يمكن أن يؤدي ذلك إلى كارثة واضحة، لكنها تكاد تكون تحت الرادار الآن. ولا بد لي من أن أتساءل لماذا).
عندما يخدم بائع واحد مئات أو آلاف الكليات، فإن الهجوم المركزي يمكن أن يحدث ضررًا في جميع أنحاء البلاد، وهو ما لم يكن ممكنًا في أيام بطاقات الفهرسة.
كل بضع سنوات، أقوم بتجديد هذا العرض، وقد مرت دقيقة واحدة، لذا سأزيل عنه الغبار. إذا أرادت مؤسسة خيرية كبرى أن تحدث فرقًا حقيقيًا في التعليم العالي – تقفز ماكينزي سكوت إلى ذهنها، ولكنها في الحقيقة مجرد كرة قفز – فهي تضمن التطوير التعاوني لأنظمة البرمجيات غير الربحية. أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP)، وأنظمة إدارة التعلم (LMSs)، وإدارة علاقات العملاء (CRM) – كل ذلك. تطوير الأنظمة التي تعكس الواقع على الأرض، ومشاركتها بثمن رخيص بما يكفي لتحقيق مكاسب فعلية في الكفاءة. التبرع لمدرسة واحدة يفيد مدرسة واحدة؛ إن تطوير هذه الأنظمة سيفيد المدارس في جميع أنحاء البلاد. وبين تكاليف الترخيص المنخفضة والملاءمة الأكبر للمهام، ستحرر المدارس في جميع أنحاء البلاد أموال التشغيل، والتي تعد أهم أنواع الأموال.
فقط تأكد من بناء الأمن الكافي. لا أحد يريد رؤية هذا النوع من الاختراق مرة أخرى.
أعلم أننا لا نستطيع العودة إلى بطاقات الفهرسة. ولكن يمكننا أن نفعل ما هو أفضل من هذا.
